Registre des risques
Le registre des risques pour le sport canadien contient de nombreux exemples de risque et est mis à jour après chaque atelier de gestion du risque. Les risques et leurs solutions sont présentés en façon générique et anonyme, dans le but de fournir l’intuition utile pour aider les chefs de file sportifs a penser d’une manière différente au sujet des risques qui les causent à passer des nuits blanches.
Difficultés de conformité
Le risque :
Expertise ou capacités du personnel inadéquates pour s’assurer que l’organisation se conforme à toutes les exigences.
Solutions :
- Consulter des organisations similaires pour déterminer comment celles-ci maintiennent la conformité.
- Rechercher des administrateurs ayant une expertise sur des sujets pertinents
Difficultés de conformité
Le risque :
Expertise ou capacités du personnel inadéquates pour s’assurer que l’organisation se conforme à toutes les exigences.
Solutions :
- Consulter des organisations similaires pour déterminer comment celles-ci maintiennent la conformité.
- Rechercher des administrateurs ayant une expertise sur des sujets pertinents
Faiblesse de la structure organisationnelle
Le risque :
L’organisation n’est pas structurée de manière à optimiser l’utilisation des ressources et les services aux intervenants.
Solutions :
- Réviser et mettre à jour régulièrement les politiques et les procédures.
- Former des comités de membres du personnel ou du conseil d’administration, ou des sous-comités, afin de fournir des orientations et rechercher des recommandations sur la structure actuelle.
- Publier les politiques actuelles afin de s’assurer que les intervenants y aient accès.
- Obtenir de l’expertise (e.g. juridique) pour s’assurer que les politiques mises à jour soient harmonisées.
- Considérer l’adhésion au programme Club Excellence (www.clubexcellence.com) pour améliorer les activités du club et la formation du personnel.
- Déterminer un ensemble de valeurs et de principes directifs pour la corporation.
- Examiner les actions de la fédération internationale en matière de réussites et de difficultés.
- S’assurer que les opinions et les préoccupations des athlètes sont prises en considération lors de la prise de décision et la planification stratégique.
Faiblesse du leadership
Le risque :
Le risque de ne pas être vu comme un leader du système sportif durant les périodes de changement.
Solutions :
- Faire part d'une information importante montrant du leadership grâce à un plan de communications aux membres.
- Impliquer les OPTS et membres dans des discussions durant les périodes de changement.
- Trouver le moyen d'obtenir l'engagement de certaines provinces et térritoires en faire des agents de changement.
Gestion des priorités de compétition
Le risque :
Ne pas être en mesure de déterminer ou de décider quels projets ou programmes prioriser et lesquels rejeter ou abandonner.
Solutions :
- Faire appel à du personnel à temps partiel ou temporaire ou à des contractuels lorsque approprié.
- Explorer des possibilités de partenariat avec des OPTS pour compléter des projets.
- Investir uniquement dans des programmes qui contribuent à l’avancement de la mission et de la vision de l’organisation.
- Réviser le plan stratégique de manière à concilier quelles.
Manque de pratiques d'embauche éprouvées
Le risque :
L'absence de procédures formelles pour la sélection des entraîneurs et autres membres du personnel d'équipe et le manque de clarté concernant le filtrage des bénévoles aboutissent à des environnements non sécuritaire pour les activités des équipes nationales.
Solutions :
- L'ONS possède des procédures tant formelles qu'informelles pour la sélection des entraîneurs et autres membres du personnel.
- Posséder des politiques strictes en matière de déplacement, d'hébergement et de supervision des équipes.
- Les entraîneurs personnels sont restreints à des responsabilités très étroites.
- Instituer des procédures de sélection plus formelles pour le choix des entraîneurs pour les équipes, impliquant le dépôt de candidature, le dossier de présentation et l'entrevue.
- Mettre en oeuvre les dix étapes de filtrage sécuritaire avec toutes les équipes nationales, incluant les vérifications policières et l’utilisation d’une approche par phases. À voir chez Bénévoles Canada : www.benevoles.ca.
- Formuler et appliquer des critères formels de sélection des bénévoles. Fournir des descriptions de tâches des bénévoles ainsi que les attentes à leurs égards.
Questions de responsabilité liées à la tenue des manifestations
Le risque :
Les risques de responsabilité liés à la tenue des manifestations.
Solutions :
- Fournir aux organisateurs un guide écrit contenant les normes à respecter.
- Utiliser un contrat d'accueil d'une manifestation (ONS-OPS-Comité organisateur) déterminant les engagements contractuels. Mettre en place un comité de gestion des risques et des assurances dirigé par un membre du personnel.
- Utilisation standardisée de formulaires de dérogation (ou d'exonération ou de renonciation).
- Développer des relations proactives et de collaboration avec l'assureur.
- Améliorer la clarté des rôles pour les organisateurs d'une manifestation - qui a juridiction sur tel ou tel aspect de la manifestation.
- Offrir la formation au personnel technique de l'OPS afin de l'aider à produire des manifestations bien organisées et sécuritaires.
- Identifier clairement qui est autorisé à signer les effets de commerce tant pour la société hôtesse que pour l'ONS / OMS.
- Examiner le programme national d'assurances (afin de couvrir tous les membres et les partenaires des manifestations sportives qui sont tenues).
- Élaborer la politique de gestion budgétaire, le budget et les gabarits de rapport à être utilisés par la communauté hôtesse. Faire de l'utilisation de ces gabarits une condition pour la tenue de l'événement.
- Négocier des audits de performance dans les secteurs critiques afin de maintenir les normes d'accueil de manifestations sportives.
- Travailler de concert avec les OPS afin d'élaborer une entente d'accueil d'une manifestation et un modèle financier réaliste.
- Créer un plan d'action pour faire face à un cas d'urgence.
- Pour optimiser les assistances lors d'une manifestation, communiquer / promouvoir les succès passés.
- Établir ce que sont les principaux éléments de l'héritage pour votre manifestation.
- Élaborer un plan de communications qui précise clairement comment / avec qui / quand / quelle information doit être partagée.